La Tecnología como catalizador de la conciliación y la flexiblidad laboral

Hace una semana, los chicos de MasQueStartups se han arriesgado a sacar un contenido distinto al habitual, pero extremadamente interesante en su podcast: un debate sobre conciliación y startups. El debate es un must-listen para cualquier profesional porque aborda el tema de una forma totalmente abierta y dando prácticamente todos los puntos de vista que se pueden dar sobre el tema. Pocas veces he escuchado un debate sobre el tema de la conciliación tan rico, plural y abierto y como es un tema que nos toca absolutamente a todos, no puedo hacer más que recomendaros el escucharlo.

Voy a intentar no repetir los argumentos vertidos en el podcast, y lo que aquí escribo pretende ser una contribución a más sobre lo que Susana Morcuende, Alberto Molpeceres, Ana Jimenez y Paola García comentan en el podcast.

La historia de cada empresa crea una cultura específica en cada caso y esa cultura afecta a todos los niveles. En nuestro caso, nuestra historia y todas las fases por las que hemos pasado, así como la propia composición del equipo nos ha hecho, casi sin darnos cuenta, ser extremadamente flexibles en muchos aspectos laborales que facilitan mucho la conciliación de cada uno de los miembros del equipo de BrainSINS con su familia o con sus decisiones vitales.

En nuestro caso, no existen horarios fijos ni de entrada ni de salida, al igual que no siempre se trabaja desde la oficina. Tenemos a una persona del equipo trabajando en remoto desde Toledo casi todos los días, y los que estamos en Madrid vamos a la oficina la mayoría de los días pero podemos quedarnos a trabajar en casa cualquier día sin ningún tipo de explicación. Cuando vamos a la oficina, los horarios de entrada y salida son totalmente variables y es fácil ver entrara a alguien a las 8:30 y a otra persona a las 10:30/11, al igual que algunos tendemos a hacer toda la jornada cuando vamos a la oficina y en otros casos tienden a hacer media jornada.

Esta flexibilidad ha generado una situación curiosa y de la que estamos orgullosos y es que los padres que tenemos en la empresa pueden estar mucho más tiempo con sus hijos, ser ellos los que dejan y recogen a sus hijos en el colegio, compartir más tiempo de calidad con ellos y todo esto sin perder ni un ápice de productividad (si no todo lo contrario).

Alguna gente se puede preguntar… ¿Afecta esto a nuestra productividad o genera cualquier tipo de problema? En nuestro caso esta flexibilidad no nos afecta (para mal) en absolutamente nada. Y de hecho aquí trato de explicar como no nos afectan cada una de las cosas negativas que he escuchado acerca del trabajo en remoto y flexibilidad laboral:

1.- Menor productividad

Esta es una de las excusas típicas contra el teletrabajo y flexibilidad horaria. El problema de fondo aquí no es que en la distancia se produzca menos, si no que no confías en tu equipo y crees que para que cundan tienen que tener un supervisor de forma continua. Así que realmente el problema lo tienes tu o bien es que no has contratado al equipo adecuado.

Cuando confías en tu equipo, les das libertad y responsabilidades, lo que te das cuenta es que muchas veces producen más (y mejor) en la distancia que en la oficina, entre otras cosas porque no te tienen a ti (como gestor) molestando o incordiando con cosas que no siempre son tan críticas o importantes.

Por otro lado el mayor problema de la productividad es que no hay una buena forma de medirla. Históricamente se ha contabilizado en las horas dedicadas al trabajo pero no hay métrica más engañosa. En mi experiencia, el que quiere trabajar menos lo consigue hacer en presencial y en remoto y el que disfruta con su trabajo trabaja tanto o más en remoto que en la oficina.

Por último y no menos importante. La flexibilidad horaria permite a mis chicos decidir trabajar un rato desde casa a primera hora para evitar 1 hora de atasco y luego venir a la oficina en menos de la tercera parte del tiempo. Esto redunda en beneficio de todos y sobre todo no hace perder el tiempo de una forma tan inutil como es estar atascado sin poder hacer nada.

2.- Complejidad para organizar el equipo y coordinar tareas, etc.

Otra excusa típica muy utilizada porque es relativamente difícil de rebatir por lo subjetivo del tema (¿qué es organizar bien un equipo de trabajo?).

La mayoría de la gente que utiliza esta excusa considera que la única forma adecuada de organizar un equipo de trabajo es mantener reuniones constantes, cada una de ellas de larga duración y con varias personas del equipo. Necesitan estar encima de todo lo que se hace y como hay tareas que es escapan a su comprensión su forma de sentirse seguros es hablando de forma continua con su equipo. Esto genera importantes overheads de tiempo a la hora de acometer tareas y también desmotiva al equipo que dedica muchas más horas de las necesarias a reuniones donde se repiten una y otra vez los mismos puntos.

Utilizando metodologías ágiles, con unas reuniones mínimas de seguimiento y estableciendo objetivos semanales o quincenales se consiguen resultados mucho mejores. En nuestro caso, planteamos una reunión corta de entre 15 y 30 minutos los lunes y después hacemos seguimiento diario (cuando hace falta, hay días que no lo realizamos y no pasa nada) muy rápido (unos pocos minutos) para detectar posibles problemas o stoppers. El tiempo que ganamos al tener mucho menos tiempo dedicado a reuniones nos permite aumentar la productividad, evita distracciones continuas y genera un ritmo de trabajo que imprime mucha moral al equipo.

3.- Falta de comunicación del equipo o falta de sentimiento de ser una “piña”.

Parecido al punto anterior pero de forma más general. La gente que no ha experimentado con la libertad horaria y el trabajo en remoto se piensa que eso tiene que generar, por narices, importantes problemas de comunicación en el equipo. Ahora bien, la realidad es que muchas veces es más fácil que se generen silos organizacionales o “guetos” internos en la empresa cuando existe una mayor presencia física ya que mucha de la comunicación dentro de una empresa ocurre en los pasillos o en los cafés.

Trabajando en la distancia te obliga a utilizar herramientas que faciliten la telepresencia y también te acostumbra a utilizar canales más públicos para compartir la información. En nuestro caso usamos TeamSpeak como chat de voz y generar una presencia más constante, Slack como canal de comunicación principal para el equipo y Skype para reuniones virtuales “con cámara”.

También intentamos vernos físicamente una vez a la semana pero cuando esto no ha sido posible durante un cierto periodo de tiempo tampoco hemos visto ningún tipo de problemática.

¿Cuál es el rol de la tecnología en todo esto?

• Resulta complicado imaginarse trabajando de esta forma hace 10/15 años. Y a veces puede parecer que el impacto de la tecnología no es tan grande, pero la verdad es que lo ha cambiado todo. En nuestro caso hay un montón de herramientas que nos facilitan la vida:
• Una centralita virtual que nos permite derivar automáticamente el teléfono de la oficina a nuestros móviles cuando no estamos
• Slack como chat interno de la empresa, organizado por áreas temáticas y que nos permite vivir con un nivel muy inferior de emails y además ejercer como repositorio de información importante (si alguien comenta algo, horas después lo puedes leer sin problemas)
• Teamspeak como chat de voz en tiempo real, lo cual ayuda mucho, sobre todo a los que necesitan un mayor contacto con otras personas
• JIRA y Confluence para organizar y documentar las tareas a nivel técnico. Esto permite que nos vayamos organizando de semana en semana y controlar si hace falta la evolución de las tareas
• Toda nuestra infraestructura es auto-escalable de forma automática, lo cuál nos evita el 99% de los problemas que teníamos hace 8 años. Si una máquina deja de funcionar se saca automáticamente del balanceador, se mete otra nueva y no perdemos nada en el proceso
• Sistema de alertas automáticas que nos avisan de posibles incidencias (esto lo recibimos en nuestros móviles).
  Utilizamos Google Apps para el email y con ello Google Drive como gestor documental de todo lo que no sean temas de desarrollo
• La nube de Amazon AWS nos da toda la vida, la verdad, y nos permite utilizar un montón de servicios auto-gestionados que nos evitan muchos dolores de cabeza a nivel de sistemas

A día de hoy la tecnología nos permite crear entornos de teletrabajo donde para muchas cosas empieza a ser complicado ver muchas diferencias con el trabajo con presencia física. Esto no es aplicable al 100% para todas las empresas, ya que existen muchos trabajos que requieren una presencia física (tiendas, peluquerías, factorías…), pero si que es aplicable a la práctica totalidad de trabajos de despacho.

Podemos poner las excusas que queramos, pero muchas compañías con alcance global ya están trabajando 100% en remoto y con horarios hiper flexibles y lejos de perder productividad consiguen una rentabilidad mucho mayor que empresas con horarios muy tradicionales. Este es, por ejemplo, el caso de Envato que tiene una cultura 100% remota y flexible y pese a ello es una de las empresas tecnológicas que más valor ha aportado a sus fundadores.

También podemos alegar que grandes empresas como Yahoo o IBM han cancelado sus políticas de trabajo en remoto y sin entrar en otros matices, hay que entender que no todos tenemos la envergadura a nivel de empleados de estas compañías y por lo tanto no sufrimos de sus problemas, que imagino serán muy distintos de la mayoría de empresas (sobre todo si hablamos de startups y PYMEs). Además, muchas de estas decisiones tienen un corte político y que a veces tratan de ser capaces de reflejar un cambio de dirección que no consiguen transmitir de otra forma.

Pero hay una realidad que para mi es innegable. Si tienes buena gente que además son buenos profesionales en tu equipo, como gestor lo único que tienes que hacer es “no joderla”. Permitir el mejor ambiente de trabajo posible, porque los buenos profesionales disfrutan dando lo mejor de si mismos y cuando se da una situación de alguno que deja de rendir, en el 99,9% de los casos el problema viene de la gestión que estamos haciendo de la empresa y que le lleva a que su vida profesional y personal choquen, generándole problemas para los que nunca estamos pagando lo suficiente (porque no se pagan con dinero).

Y como Sociedad perderemos el rumbo si no somos capaces de equilibrar lo profesional con lo personal, porque en un momento en el que ya lo “tenemos todo” a nivel material lo único que nos falta es que nos centremos en buscar la felicidad.

También debemos ser conscientes de que ningún modelo es perfecto y todos hacen “aguas” en algún momento. Pero no se me ocurre peor modelo laboral que aquel que va en contra de que nuestros hijos disfruten lo máximo posible de sus padres. Si milenios de evolución lo único que hacen es cada vez apartarnos más de lo que realmente importa es que hace mucho tiempo que hemos perdido el norte.